Định biên nhân sự là gì?

Đây là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến cho nhiều khối ngành kinh tế nhà nước và kế hoạch. Hiểu một cách đơn giản thì định biên nhân sự là việc dựa trên những điều kiện thích hợp về tri thức và phẩm chất cá nhân để xác định một số lượng người có thể đáp ứng được khối công việc tại một vị trí cụ thể nào đó trong tương lai. 

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự tiếng anh là gì?

Trong tiếng Anh, định biên nhân sự được gọi là Manpower allocation. 

Các bước xây dựng kế hoạch định biên là gì?

Để xây dựng kế hoạch định biên nhân sự, bạn có thể tiến hành theo các bước mà TOMOKO đã chia sẻ dưới đây.

Bước 1: Dự đoán về nhu cầu nhân lực của công ty trong tương lai

Muốn làm được điều này, bạn cần nắm rõ mục tiêu hướng đến trong tương lai cũng như những sản phẩm/dịch vụ cần sản xuất, quy mô sản xuất và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. 

Khi đã hiểu rõ định biên nhân sự là gì cùng với việc nắm vững những thông tin trên, bạn hoàn toàn có thể dự đoán được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp/công ty trong tương lai, cụ thể là về các yếu tố như:

• Số nhân viên cần cho từng vị trí công việc là bao nhiêu?
• Nhân lực cần đáp ứng những yêu cầu về phẩm chất và kỹ năng nào?
• Khi nào thì cần đến nguồn nhân lực này?

Bước 2: Phân tích, đánh giá tình trạng nguồn nhân lực hiện tại

Mục đích của bước này chính là giúp bạn đánh giá được những ưu - nhược điểm hiện có của nguồn nhân lực tại công ty. 

Theo đó, để thực hiện việc phân tích, bạn cần dựa vào 2 yếu tố sau:

• Phân tích về mặt hệ thống: 
  • Kinh nghiệm, trình độ, cơ cấu, số lượng và thái độ làm việc. 
  • Các loại hình hoạt động, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ công việc.
  • Các chính sách quản lý nhân sự hiện tại: đào tạo, tuyển dụng, kỹ luật, khen thưởng. 
• Phân tích về quá trinh:
  • Mức độ hài lòng đối với công việc của nhân viên. 
  • Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.
  • Môi trường, văn hóa làm việc tại doanh nghiệp/công ty. 
  • Tính cụ thể và rõ ràng của các mục tiêu đã đưa ra bởi doanh nghiệp.
  • Những vấn đề, khó khăn mà doanh nghiệp đã gặp phải. 
  • Những hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện để cải tiến hiệu quả quản trị nguồn nhân lực.

Sau khi hiểu rõ định biên nhân sự là gì cũng như tiến hành dự đoán nguồn nhân lực, bạn cần phân tích nguồn nhân lực

Bước 3: Đưa ra quyết định cắt giảm hoặc tăng thêm nhân lực

Sau khi hoàn thành 2 bước trên, bạn cần tiến hành so sánh thực trạng nguồn nhân lực hiện tại với nhu cầu nhân lực. Điều này sẽ giúp bạn xác định được nguồn nhân lực là đang thiếu hay thừa so với nhu cầu trong tương lai, từ đó, áp dụng các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề thiếu hoặc thừa nguồn nhân lực.

Bước 4: Lập kế hoạch triển khai

Một kế hoạch triển khai hoàn hảo cần đảm bảo những nội dung này:

• Kế hoạch thay đổi cơ cấu tổ chức.
• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
• Kế hoạch thuyên chuyển, đề bạt nhân viên.
• Kế hoạch tinh giảm nguồn lao động dư thừa. 

Bước 5: Đánh giá hiệu quả triển khai kế hoạch

Việc này giúp bạn có thể nhìn nhận được những sai lệch giữa quá trình triển khai kế hoạch thực tế với mục tiêu đã đặt ra ban đầu cũng như xác định được nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch. Qua đó, đưa ra các giải pháp hoàn thiện, điều chỉnh sai lệch một cách hiệu quả, phù hợp. 

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành việc lên kế hoạch định biên nhân sự, doanh nghiệp/công ty Cần tiến hành tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp để đảm bảo nhu cầu nguồn lao động khi cần thiết trong tương lai. 

Nguyên tắc định biên nhân sự là gì?

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan được thể hiện qua:

• Tỷ lệ tăng/giảm của định biên năm sau sẽ tùy thuộc vào tỷ lệ tăng/giảm về doanh thu của công ty/doanh nghiệp năm trước. 
• Sự tương quan về khoản tiền chi trả cho các nhóm nhân lực khác nhau, bao gồm: nhóm nhân viên, nhóm quản lý, nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm nhân sự trực tiếp.
• Sự tương quan giữa nhóm vị trí gián tiếp và trực tiếp. 

Nguyên tắc 2: Nguyên tắc về định mức lao động

Đây là nguyên tắc và chất lượng và số lượng đầu công việc cần nắm của các nhân sự. Sau đây là các định mức thường gặp:

• Định mức dựa vào đối tượng phục vụ. 
• Định mức dựa vào số lượng, tần suất công việc hay thao tác nghề nghiệp. 
• Định mức dựa vào hệ chỉ tiêu hiệu suất. 
• Định mức dựa vào khối lượng. 

Nguyên tắc 3: Nguyên tắc về thời lượng và tần suất

Đối với nguyên tắc này, bạn cần dựa vào thời lượng, tần suất thực hiện nhiệm vụ, cơ cấu chức danh của nhân sự để đáng giá. 

Việc định biên bao gồm 3 nguyên tắc: về tỷ lệ tương quan, về định mức lao động và về thời lượng, tần suất

Điều kiện định biên nhân sự là gì?

Đây chắc hẳn là điều bạn quan tâm tiếp theo sau khi hiểu rõ định biên nhân sự là gì cũng như cách xây dựng kế hoạch và nguyên tắc định biên nhân sự. 

Tùy vào đối tượng cần định biên là ai mà điều kiện định biên sẽ có sự khác nhau. Cụ thể:

• Với cấp công ty:
  • Có định hướng rõ ràng về chiến lược phát triển.
  • Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với các kịch bản in, ngân sách thay đổi. 
• Với cấp bộ phận:
  • Xác định rõ ràng hệ thống vị trí, quyền hạn, nhiệm vụ công việc. 
  • Xác định một cách tương đối quy trình thực hiện và tần suất các nhiệm vụ công việc. 
  • Ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí cũng như xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo. 
  • Nắm rõ được mức độ ứng dụng tự động hóa trong hệ thống dữ liệu quản lý và thực thi công việc.

Như vậy, qua bài viết trên, TOMOKO để giúp bạn hiểu rõ định biên nhân sự là gì cũng như thông tin về cách lên kế hoạch, nguyên tắc, điều kiện định biên. Hy vọng điều này sẽ có lợi cho bạn trong quá trình hoạch định, quản trị nhân lực. Ngoài ra, nếu có nhu cầu được hỗ trợ trong công tác tìm kiếm nhân sự phù hợp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline được tư vấn một cách tốt nhất!