Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và tối ưu nhất. Tuy nhiên, xây dựng quy trình cho một doanh nghiệp là một điều không hề dễ dàng. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình hoặc đã có nhưng không hiệu quả, đừng bỏ qua bài viết này của TOMOKO nhé.

Hoàn thiện quy trình doanh nghiệp cùng TOMOKO

1. Quy trình là gì?

Quy trình có thể được hiểu là các trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của công tác quản trị doanh nghiệp.

Doanh nghiệp xây dựng và quản lý theo quy trình mang lại tính đồng nhất trong hoạt động, chú trọng đến trình tự, thứ tự, cách thức thực hiện một công việc. Để xây dựng được một quy trình hoàn thiện, đòi hỏi rất nhiều kiến thức chuyên môn và cũng rất nhiều thời gian của công ty. Tuy nhiên, đây gần như là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn mở rộng và phát triển hơn trong tương lai.

2. Các lợi ích của quy trình trong doanh nghiệp

Quy trình có 02 công dụng quan trọng nhất trong việc quản lý doanh nghiệp, đó là:

- Hướng dẫn công việc: Quy trình giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán “công việc này phải làm như thế nào?”.

- Phối hợp công việc: Quy trình giúp thông tin đến nhiều người, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, chỉ định cho mọi bên liên quan thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn về thời gian và kết quả đầu ra.

Có thể thấy, quy trình có vai trong cực kỳ quan trọng không thể thay thế trong một doanh nghiệp: 

- Giúp mọi thứ rõ ràng, đầy đủ các bước thực hiện

- Dễ dàng: hiểu, thực hiện, chuyển giao

- Gia tăng giá trị vì kiểm soát đầu ra là phục vụ Khách hàng

- Giảm sai sót

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: thời gian cung cấp Spdv, thời gian phối hợp, thời gian thực hiện các công đoạn – công việc cụ thể

- Tăng cường tính minh bạch trong quản lý

- Giúp mọi người trong doanh nghiệp hiểu rõ công việc của nhau

3.Xác định quy trình cho doanh nghiệp theo chức năng

Quy trình trong doanh nghiệp có thể phân chia dựa trên nhiều yếu tố. Nếu dựa trên không gian áp dụng, quy trình trong doanh nghiệp có thể chia thành quy trình nội bộ (dùng trong từng phòng ban riêng biệt) và quy trình bên ngoài (quy trình cần sự phối hợp của nhiều phòng ban với nhau).

Nếu liệt kê theo chức năng thì trong doanh nghiệp sẽ có những loại quy trình như sau:

- Quy trình nhân sự

- Quy trình kế toán

- Quy trình bán hàng

- Quy trình marketing

- Quy trình thực hiện cam kết,..

Ngoài ra, trong các quy trình lớn sẽ xuất hiện các quy trình con. Ví dụ như trong quy trình nhân sự sẽ có thêm các quy trình nhỏ, bao gồm: Quy trình tuyển dụng, quy trình phỏng vấn, quy trình đào tạo, quy trình thử việc, quy trình đánh giá,...

4. 07 bước thực hiện viết 01 quy trình

Để thực hiện viết một quy trình, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình 07 bước sau đây:

Bước 01: Xác định đầu ra

Bước 02: Xác định đầu vào

Bước 03: Phân tích các bước theo bảng câu hỏi

Bước 04: Fishbone diagram/ Process mapping (theo chiều ngang)

Bước 05: Soạn thảo Flowchart (theo chiều dọc)

Bước 06: Lập các biểu mẫu đính kèm

Bước 07: Rà soát chỉnh sửa

07 bước viết một quy trình tại TOMOKO

5. 06 yếu tố bắt buộc 1 quy trình phải có

Một quy trình cần đảm bảo 06 yếu tố bắt buộc sau đây:

- Mục đích của quy trình (làm gì?)

- Phạm vi của quy trình (đến đâu? cho ai? trường hợp nào?)

- Định nghĩa, các thuật ngữ, viết tắt có trong quy trình

- Nội dung chính của quy trình

- Sơ đồ thể hiện quy trình

- Tài liệu/hồ sơ biểu mẫu đính kèm

6. Dịch vụ xây dựng quy trình tại TOMOKO

Nhìn chung, quy trình để xây dựng 01 quy trình hay 01 hệ thống quy trình bao gồm nhiều bước và yêu cầu nhiều kiến thức, kinh nghiệm. Chính vì thế, rất nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng quy trình cho doanh nghiệp của mình. Để giúp doanh nghiệp giải quyết nỗi niềm này, TOMOKO cung cấp dịch vụ xây dựng quy trình cho các Quý doanh nghiệp.

Sử dụng dịch vụ trọn gói của chúng tôi, khách hàng sẽ được tư vấn hoàn toàn miễn phí, quy trình làm việc chuyên nghiệp. Tư vấn TOMOKO tự tin là công ty tư vấn hàng đầu hiện nay.

Nếu bạn đang là chủ doanh nghiệp và mong muốn xây dựng quy trình

Hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau đây để nhận được tư vấn một cách nhanh chóng nhất.

Email: hrtomoko.jsc@gmail.com

Website: https://tomoko.vn/ 

Hotline: 0866 56 56 19

Địa chỉ: 56 Nguyễn Tri Phương, Chính Gián, Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng