TOMOKO tôn trọng và bảo vệ thông tin doanh nghiệp cung cấp.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng đối với website tomoko.vn và các biểu mẫu trực tuyến do TOMOKO vận hành. Các website của hãng hàng không, khách sạn, cơ quan lãnh sự, đơn vị tổ chức sự kiện hoặc nhà cung cấp khác có chính sách riêng.

2. Thông tin có thể được thu thập

• Họ tên, chức vụ, bộ phận, tên doanh nghiệp.
• Email công việc, số điện thoại và phương thức liên hệ ưu tiên.
• Điểm đến, ngày đi và về, số người, mục tiêu chuyến đi và các dịch vụ cần xem xét.
• Nội dung trao đổi, yêu cầu đặc biệt hoặc thông tin doanh nghiệp chủ động cung cấp.
• Dữ liệu kỹ thuật cần thiết cho an toàn, vận hành và bảo vệ website.

Doanh nghiệp không nên gửi dữ liệu nhạy cảm, bản sao hộ chiếu, thông tin thanh toán hoặc hồ sơ cá nhân qua biểu mẫu chung nếu TOMOKO chưa hướng dẫn kênh tiếp nhận phù hợp.

3. Mục đích xử lý

• Tiếp nhận, xác minh và phản hồi yêu cầu của doanh nghiệp.
• Tư vấn phương án và làm rõ phạm vi dịch vụ trước khi triển khai.
• Phối hợp các dịch vụ được doanh nghiệp xác nhận.
• Duy trì hồ sơ trao đổi, bảo đảm chất lượng hỗ trợ và giải quyết vấn đề phát sinh.
• Đáp ứng yêu cầu về kế toán, hợp đồng, bảo mật hoặc nghĩa vụ pháp lý khi áp dụng.

4. Cách thức và căn cứ xử lý

Thông tin được thu thập khi người dùng chủ động điền biểu mẫu, gửi email hoặc trao đổi với TOMOKO. Việc xử lý được thực hiện trên cơ sở sự đồng ý, yêu cầu trước hợp đồng, việc thực hiện thỏa thuận hoặc căn cứ khác được pháp luật cho phép. Người dùng có thể rút lại sự đồng ý; việc rút lại không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.

5. Lưu trữ và thời gian lưu giữ

Yêu cầu gửi từ website có thể được lưu dưới dạng bản ghi riêng tư trong hệ thống WordPress và được chuyển đến hộp thư advisor@tomoko.vn. TOMOKO lưu giữ thông tin trong thời gian cần thiết để phản hồi, thực hiện phạm vi đã thống nhất, giải quyết khiếu nại hoặc đáp ứng nghĩa vụ pháp lý. Khi không còn cần thiết, thông tin sẽ được xóa, ẩn danh hoặc hạn chế truy cập theo quy trình phù hợp.

6. Chia sẻ và bên xử lý liên quan

Thông tin chỉ được tiếp cận bởi người được TOMOKO phân quyền và các nhà cung cấp kỹ thuật cần thiết cho hosting, email, bảo mật hoặc vận hành website. Khi cần chuyển thông tin cho hãng hàng không, khách sạn, đơn vị visa, vận chuyển, bảo hiểm hoặc đơn vị tổ chức sự kiện, TOMOKO sẽ thực hiện trong phạm vi dịch vụ đã được doanh nghiệp xác nhận và theo yêu cầu pháp luật. TOMOKO có thể cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền khi có nghĩa vụ hợp pháp.

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo pháp luật áp dụng, người dùng có thể yêu cầu được biết, truy cập, chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý, phản đối, xóa dữ liệu hoặc thực hiện các quyền khác liên quan đến dữ liệu cá nhân. TOMOKO có thể cần xác minh danh tính và phạm vi đại diện trước khi xử lý yêu cầu.

8. Bảo mật thông tin

TOMOKO áp dụng biện pháp quản trị và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế truy cập trái phép, thất thoát, sử dụng sai mục đích hoặc tiết lộ dữ liệu. Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối; khi phát hiện rủi ro, TOMOKO sẽ xử lý và thông báo theo yêu cầu pháp luật.

9. Cookie và liên kết bên ngoài

Website có thể sử dụng cookie kỹ thuật cần thiết cho hoạt động, bảo mật và quản trị. Nếu TOMOKO triển khai cookie phân tích hoặc tiếp thị trong tương lai, cơ chế thông báo và lựa chọn phù hợp sẽ được bổ sung. Các liên kết đến website bên ngoài chịu chính sách của đơn vị vận hành tương ứng.

10. Liên hệ và cập nhật chính sách

Để thực hiện quyền về dữ liệu hoặc đặt câu hỏi, vui lòng liên hệ advisor@tomoko.vn. Chính sách có thể được cập nhật khi quy trình, công nghệ hoặc yêu cầu pháp luật thay đổi; ngày cập nhật mới nhất sẽ được công bố trên trang này.

Chính sách được xây dựng theo nguyên tắc của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn hiện hành.