Khi một cuộc họp hoặc chuyến bay thay đổi, phản ứng nhanh chưa đủ; doanh nghiệp cần xác định đúng thứ tự ưu tiên để tránh phát sinh thêm chi phí hoặc xung đột lịch trình.
1. Xác định mốc mới và mức độ chắc chắn
Làm rõ thời gian mới, địa điểm mới và khả năng tiếp tục thay đổi. Không nên điều chỉnh tất cả dịch vụ khi thông tin nền tảng chưa được xác nhận.
2. Kiểm tra các dịch vụ có giới hạn thời gian
Ưu tiên xem điều kiện vé máy bay, hạn hủy khách sạn, thời gian chờ của xe đón và các mốc đăng ký sự kiện.
3. So sánh phương án và tác động
Mỗi lựa chọn cần thể hiện chi phí, điều kiện, rủi ro và ảnh hưởng đến các đầu việc còn lại. Doanh nghiệp lựa chọn phương án sau khi đã có đủ thông tin cần thiết.
4. Cập nhật toàn bộ đầu mối liên quan
Sau khi xác nhận, cập nhật người đi, khách sạn, đơn vị vận chuyển và lịch làm việc. Lưu lại xác nhận mới để tránh sử dụng nhầm thông tin cũ.